Account-Beendigungsverfahren (ABV)

Teil eines umfassenden und definierten Personenaustrittsverfahrens (zu dem z. B. die Rückgabe von Schlüsseln etc. gehört) und einer IT-Security-Policy muss auch eine definierte Vorgehensweise zur Stilllegung bzw. Löschung von Zugangsdaten zu IT-Einrichtungen sein.

Für TUGRAZonline (und nachgeschaltete Systeme: Zugang zum E-Mail-Server, zum Linux-Server, …) wird dieses Verfahren hier beschrieben, für Server an Instituten (mit von TUGRAZonline getrennten Accounts) hat das laut Rektoratsbeschluss 036/2014 vom 25.3.2014 analog zu gelten!

Das ABV bzw. FBV wird aktiv, sobald eine Person kein Beschäftigungsverhältnis (DV/RV/WP) mehr hat, dabei gilt:

1. Rechtliche Funktionen werden vom FBV generell nicht beendet.
   Accounts von Personen mit aktiven rechtlichen Funktionen werden vom ABV nicht deaktiviert. Rechtliche Funktionen verlängern aber keine anderen Funktionen in TUGRAZonline und werden i. Allg. mit Ende der Funktionsperiode automatisch beendet.
2. Die Sonderfunktion „Tätigkeit ohne Arbeitsverhältnis zur TU Graz“ ist für Sonderfälle (wie die Nachbereitung von Lehrveranstaltungen) die einzige fachliche Funktion, die accounterhaltend wirkt und vom FBV nicht beendet wird, aber immer nur für maximal 6 Monate vergeben werden kann (Verlängerung möglich). Eine schriftliche Begründung für die Vergabe dieser Funktion ist für die Innenrevision im Sekretariat der OE zu hinterlegen.
   Sollte der Account nur über die „Tätigkeit ohne Arbeitsverhältnis“ aufrecht erhalten werden, steht die „lebenslange E-Mail-Adresse“ nicht automatisch zur Verfügung.

   Weitere Funktionen einer Person mit der o. g. ausgezeichneten Funktion werden vom FBV nicht beendet, außer bei Auslaufen des letzten Beschäftigungsverhältnis (DV/RV/WP) dieser Person.

Wurden der Person keine vom FBV ausgenommene Funktionen vergeben, dann wird damit der Account deaktiviert.

Weitere Informationen finden Sie in TU4U („Deaktivierung Ihres Accounts“ bzw. „Ende des Dienstverhältnisses“).

Wenn Sie sich für das laufende Semster nicht zur Fortsetzung des Studiums gemeldet haben, wird der Account nach 2 Warn-E-Mails deaktiviert und 18 Tage danach gelöscht.

Die Fristen und weitere Informationen finden Sie in TU4U.

Wenn man die kostenpflichtige Mitgliedschaft im Alumni-Verein beendet, werden der E-Mail-Account (und damit auch eine eventuelle Weiterleitung von der Bediensteten-E-Mail-Adresse) gelöscht.

6 Monate nach der letzten Aktion in connect.tugraz.at wird eine E-Mail zur Aufforderung zu einer Anmeldung in connect.tugraz.at versandt.
Erfolgt keine Reaktion wird nach 14 Tagen eine Erinnerung verschickt. Wird auch diese ignoriert und keine Anmeldung durchgeführt, wird der Account in connect.tugraz.at und damiy verbundenen Systemen gelöscht.

Eine Neubeantragung eines Accounts ist ohne Sperrfrist möglich, alle Zugriffsberechtigungen sind aber neu zu vergeben.